مهـارات إدارية \"أساليب الاتصال \"

مهارات إدارية

كل منا بحاجة إلى تفعيل أساليب الاتصال التـي يقوم بها من أجل تحقيق الهدف الأساسي من عملية الاتصال ومن الأساليب التـي لا غنى لأي موظف عنها هي " كتابة التقارير " فإليك موجز لمجموعة من المهارات والفنون لكتابة التقارير
أولاً : تعريف التقرير
1- تسجيل لما نسمعه أو نراه أو نفعله 0
2- وسيلة لإعطاء المديرين المعلومات الضرورية حول سير العمل أو مشكلة معينة أو دراسة خاصة 0
3- وسلية للاتصال المكتوب عبر القنوات الرسمية يوجه إلى القارئ المعين أو مجموعة قراء معينين 0
4- وثيقة تتناول عرضاً لمشكلة ما أو عرضاً لاقتراح أو طلباً لدراسة أو مشروع معين 0
5- وثيقة تتضمن توصيات أو أفكار تؤدي إلى اتخاذ قرار 0
ثانياً : أهداف التقرير المكتوب :
1- أهداف أساسية
2- أهداف ثانوية
أ‌- الأهداف الأساسية :
1- إعطاء معلومات كاملة شاملة عن دراسة أو استقصاء أو بحث 0
2- توفير المعلومات اللازمة حول بدائل مطروحة 0
3- توفير قاعدة أو منطلق لاتخاذ القرار 0
ب‌- الأهداف الثانوية :
1- جودة التقرير ( تدل على جودة الدراسة ) 0
2- موضوع التقرير ( تدل على كفاءة كاتب التقرير ) 0
3- إعداد التقرير الجيد في وضع التسلسل المنطقي لخطوات العمل كإنجاز مشروع أو معالجة مشكلة 0
ثانياً : أنواع التقارير :
على كل إدارة أن تؤسس لنفسها مجموعة قواعد عامة للاسترشاد بها في إعداد التقارير من حيث تخطيطها وتوزيعها ودوريتها ، وهذا من شأنه أن يسهل الآتي :
1- إعانة الكاتب وطابع التقرير وقارئه على التعود على نمط معين من التقارير 0
2- ضمان أن تعكس التقارير صورة الإدارة بطريقة منسقة ومطردة 0
3- يمكن تصميم نموذج للتقارير المتكررة بشكل دوري لضمان الانتظام والتجانس والتأكد من تقدم العمل وإمكانية مقارنته.

هناك أنواع عديدة من التقارير تختلف عن بعضها وفقاً لطبيعة عمل الإدارة وفلسفاتها السائدة وأسلوب إدارتها ، وهناك مجموعة من التقارير الرئيسية المتعارف عليها نوجزها في الآتي :
1- تقارير الاقتراحات :
هي اقتراحات بعروض مكتوبة تخص مشروعات مستقبلية تقدم من جهة ما إلى جهة أعلى أو من شخص ما إلى شخص آخر بهدف عرض مشروع أو إنجاز عمل محدد 0
2- التقارير الدورية:
تقدم التقارير الدورية على فترات منتظمة لتقديم معلومات عن أنشطة الإدارة أو أنشطة مشروع قائم ، وهي التقارير الأسبوعية أو الشهرية أو السنوية0
3- تقارير المتابعة:
تقدم لتعطي معلومات بخصوص المشروع وهي تقارير مرحلية يقصد بها إعطاء فكرة عن الوضع الراهن لحجم المنجزات لعمل أو نشاط ما وعلى سبيل المثال 0
أ‌- تقارير إنشاء مساجد 0 ب - تقارير تقدم العمل 0
4- تقارير التوصيات:
تتضمن معلومات تبني على أساس التوصيات وغالباً ما تشتمل على بدائل تتخذ على ضوئها القرارات فعلى سبيل المثال0
1- اختيار موقع مركز تحفيظ القرآن0
2- استراتيجيات جديدة لتقديم خدمات الإدارة0
5- تقارير البحوث:
تقدم للإفادة باكتشاف حقائق عملية جديدة توصل إليها عبر التجارب أو التشخيص أو الزيارات الميدانية 0
6- تقارير الدراسات:
وهي مستمدة من دراســـات أجريت للإمام بمعلومات عن وضع ما أو قيمة ما 0
1- دراسات الجدوى الاقتصادية / التنبؤات المالية
2- دراسات التطوير الإداري/ القوى العاملة/ التدريب0
وتلك التصنيفات قد تكون في بعض الأحيان متداخلة فتقرير المتابعة يمكن أن يشمل توصيات وتقرير التوصية قد يكون نتيجة أبحاث علمية أو تقارير البحث قد تقدم دورياً0
7- تقارير الرحلات أو المهمات الرسمية:
وهي التي يطلب فيها إخطار الإدارة بما تم إنجازه خلال هذه الرحلات ، ومن الضروري التأكيد على ذكر أسماء ووظائف الأشخاص الذين تمت معهم المفاوضات والموضوعات التي تم بحثها وما تم الوصول إليه من نتائج 0
8- التقارير البحثية:
وهي التقارير الخاصة بدراسات استطلاعية لتجميع معلومات حول مجتمع ما أو شريحة ما أو عينة ما ، وربما تشمل توصيات أو مقترحات في صلب التقرير0
9- تقارير المراجعة المالية :
وهي تلك التـي يحررها مراجع الحسابات لتأكد مراجعته لعمليات القيد الحسابي بالدفاتر والسجلات وإن كان ما هو مسجل بها يطابق الواقع 0
هناك مجموعة أخرى من التقارير ذات الطبيعة الخاصة و التـي قد تكون في أشكال سابقة التصميم مثل
1- تقارير تقييم أداء الموظفين 2- تقارير التدقيق ( خارجية/ داخلية) 3- تقارير اللجان 4- التقارير الفنية 5- تقارير الأمن والسلامة.
وإليك بعض المبادئ العامة حول الكتابة الفعالة:
1- الوضوح 2- الاختصار 3- الاكتمال 4- الصحة [ السلامة 5 - التناسق .
كما ويسهل التعرف على الكتابة غير الفعالة من خلال ما يلي :
1- عرض الحقائق المعروفة
2- عدم الانتظام ومنطقية التسلسل 0
3- تعرض الآراء غير الموثقة0
4- فيها مبالغة0
5- لا تتناسب مع مستوى القارئ
6- عدم التناسق في النص0
7- عدم الدقة0
8- العاطفية أو الانفعال0
9- تميل للإقناع المباشر0
10- معدة أساساً للإلقاء الشفهي0
11- عدم السلامة من الناحية اللغوية
12- إبراز الحقائق بأسلوب رفيع منمق 0